קייטנה

יש לכם רישיונות לקייטנה, עכשיו אתם יכולים להתחיל במשא ומתן עם נותני שירותים. ראשית אתם צריכים להחליט איזה אטרקציות אתם רוצים לתת לחניכים בתחומי הקייטנה. קוסם, ליצן, תיאטרון בובות, הצגת ילדים, סרטים לצפייה ישירה, סדנת עפיפונים, סדנת אוריגאמי, סדנת טיפול בחיות וכו'. כדי שכל מי שאתם רוצים להביא אל הקייטנה יהיה פנוי צריך לסגור איתם תאריכים.

התקשרות עם ספקים
ספקי מזון – בהתאם לאופי של קייטנות מסוימות, ארוחת עשר, כיבוד קל או ארוחת צהרים.
בארוחת עשר נהוג להגיש לילדים כריך פרי ושתייה קרה, עדיף שוקו. חשוב שהאוכל יהיה מקורר היטב שחס ושלום לא תוגש לחניכים ארוחה מקולקלת. חשוב שלאורך כל היום יהיה לילדים שתייה קרה מתוקה כמו מיץ פטל, משום שמשקה ממותק מעודד את הילדים לשתות. כמו כן צריך לדאוג שספק המזון יביא מספר מנות עודפות כך שאם ילד יהיה רעב יהיה לכם מה להציע לו. ניהול פרויקטים כמו הפקות של קייטנות דורש הרבה ידע ארגוני ולוגסטי.
כשאתם מתקשרים עם ספק מזון תדאגו שלפחות פעם בשבוע הוא יביא קרטיבים לילדים. אם הקייטנה מספקת ארוחת צהריים חשוב שהמזון שצריך להיות חם יגיע חם, שהסלטים יהיו מקוררים כהלכה. תידעו את הספק באיזה ימים אתם יוצאים לפעילויות מחוץ לקייטנה ותדאגו שהוא יביא את המזון למקום הפעילות או מוקדם, לפני היציאה בצידניות.

ספקי חומרים – הכוונה לחומרי יצירה. צבעים ניירות צבעוניים, דבקים, פימו, משחקים ברשת, חומר לעבודות קרמיקה וכו'. מכל סוגי החומרים הנדרשים להפעלה מסודרת של החניכים צריך שיהיה כמות מספקת לשבוע עבודה מראש. לכן, צריך לדאוג שבכל סוף שבוע יגיעו החומרים לשבוע הבא. אם אתם מתכננים סדנת קרמיקה צריך לדאוג לתנור שריפה או לסגור עם בעלי תנור כזה שאליו תביאו את יצירות החניכים.
אם הקייטנה נערכת בשטח פתוח צריך לדאוג להצללה ואספקת מים סדירה וזאת עוד בטרם מגיעים ליום קליטת החניכים. בסופו של דבר ניהול תכנון נכון חוסך תקלות והצרות הנלוות.

לרוב הקייטנות יש הסעות אשר אוספות את הילדים בבוקר ומחזירים אותם בצהריים. יש בדרך כלל תחנות קבועות וידועות מראש. יש מספר דברים שמאוד כדאי לבדוק איזה חברות הסעות הובלות את הילדים, איזה רכבים יש להם, מהם הנהגים, האם יש בהסעה לקייטנה מלווים מבוגרים, אם לרכבים יש ביטוח מקיף לרכב ועוד…
לא פעם קורה שמארגני הקייטנה רוצים לחסוך כסף ומתקשרים עם חברות הסעות ברמה נמוכה, חלקם שהם אפילו סכנה עבור הילדים. זכורים לנו מקרים בהם הנהגים של הסעות ילדים שהיו עייפים, לא מיומנים או שמיהרו כדי להגיע להסעה אחרת גרמו לתאונות או שכחו ילדים בתוך הרכב.